Assistante de direction

COPACI
recrute
ASSISTANTE DE DIRECTION
 

2.1. MISSION Le titulaire du poste a pour mission de : Assurer tous les contacts entrants, en back office, à distance (téléphoniques, mails, courriers) : filtrage, réponse aux questions, orientation vers le service concerné, traitement et rédaction des courriers. Assurer l’ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires… Gérer les échéanciers et les agendas des managers. Programmer les réunions et la sale de réunion. Assurer les contacts en front office : accueil physique, déplacements ponctuels. Assister l’ensemble de la direction générale afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles. Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information). Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…). Gérer les notes de frais.
Profil du poste
Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative Une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est habituellement requise. Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…) Connaissances en gestion administrative Connaissance des normes rédactionnelles Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire Maîtrise de l’organisation d’événements Connaissances en droit du travail et législation sociale Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord Dynamisme Esprit d’initiative Discrétion Organisation et rigueur Polyvalence Réactivité et autonomie Esprit de synthèse et d’analyse Aisance relationnelle Esprit d’équipe Capacités rédactionnelles Sens de l’écoute et de la communication Disponibilité Capacité à travailler dans des délais contraints Capacités à gérer les situations de crise Capacité à prioriser Capacité d’adaptation
Dossiers de candidature
CV à envoyer à serges.toualou@copaci.com  Mettre en objet: ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION

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